Modelo de carta de recordatorio de pago amable (primer aviso)
El primer contacto tras el vencimiento de una factura no debería sonar a amenaza: la mayoría de los retrasos son despistes, cambios de departamento o pequeños problemas de tesorería puntuales, no morosidad deliberada. Un recordatorio cordial resuelve la mayoría de estos casos sin necesidad de escalar el tono.
Este modelo está pensado para el día 1 tras el vencimiento: tono neutro y profesional, sin mencionar aún intereses ni indemnizaciones (eso llega en el siguiente escalón si no hay respuesta), con la factura adjunta y una petición concreta de fecha de pago. El objetivo es dar al cliente una salida fácil y educada para regularizar la situación.
Si tras este recordatorio no obtienes respuesta en unos días, el paso natural es subir de tono citando ya los artículos 7 y 8 de la Ley 3/2004 (ver nuestro modelo de reclamación formal), pero empezar por aquí suele ser lo más eficaz y lo que mejor conserva la relación comercial.
Modelo para copiar
Asunto: Recordatorio de pago — factura [Nº de factura] ([Importe] €) Hola, [Nombre de contacto]: Espero que todo vaya bien por [Nombre de la empresa deudora]. Te escribo porque, según mis registros, la factura [Nº de factura] —correspondiente a [Concepto/servicio prestado]— venció el [Fecha de vencimiento] y aún no me consta el pago. Es muy posible que se trate de un despiste o de que la transferencia esté ya en camino; en ese caso, ignora este mensaje y gracias. DATOS DE LA FACTURA · Nº de factura: [Nº de factura] · Concepto: [Concepto/servicio prestado] · Importe: [Importe] € · Emitida: [Fecha de emisión] · Vencimiento: [Fecha de vencimiento] · Forma de pago: [Forma de pago] Adjunto de nuevo la factura por comodidad. Si hay cualquier incidencia con ella (un dato incorrecto, un proceso interno pendiente), dímelo y lo resolvemos rápido. Si no, te agradecería que me confirmaras la fecha en que se realizará el pago. Muchas gracias por tu tiempo. Un saludo, [Tu nombre] [Tu empresa]
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Preguntas frecuentes
¿Debo mencionar los intereses de demora en este primer recordatorio?+
No es necesario todavía. En el primer contacto conviene mantener un tono neutro y dar por hecho que puede ser un despiste. Si no hay respuesta, el siguiente escrito ya debe incluir el desglose de intereses y la indemnización de 40 €.
¿Cuánto tiempo debo esperar antes de escalar el tono?+
Una referencia habitual es esperar entre 5 y 10 días tras este primer recordatorio. Si en ese plazo no hay respuesta ni pago, pasa a una reclamación formal citando la Ley 3/2004.
¿Puedo enviar este recordatorio por WhatsApp en lugar de email?+
Puedes usarlo como apoyo, pero conviene que el recordatorio formal quede siempre por email o carta: es lo que te servirá como prueba documental si más adelante necesitas escalar la reclamación.